&Nbsp;
Бізнес оголосив війну довгим нарадам. Все частіше керівники компаній відмовляються від годинних зустрічей, на яких всім нудно, і презентацій в PowerPoint — на зміну їм приходять короткі збори, на яких всі питання вирішуються за 5-15 хвилин, а учасникам доводиться не розтікатися думкою по дереву.
Поки ви читаєте цю історію, хтось встигне провести нараду.
Роздратований тим, що його календар постійно забитий годинними зустрічами, Аарон Шапіро (Aaron Shapiro), виконавчий директор Huge Inc., Нью-Йоркського digital-агентства зі штатом в 1500 співробітників, почав проводити п’ятихвилинні наради. Замість того, щоб бронювати конференц-зал на 30 хвилин, він приймає рішення в п’ятихвилинних переговорах з колегами. Коли співробітники просять про зустрічі, він проводить зустрічі з кожним з них.
У нього немає ніяких сумнівів в тому, щоб перервати співробітників, які переливають з порожнього в порожнє або, як він сам називає, стають «ввічливо тупими».
«Це часто шокує, коли люди вперше приходять до Huge Inc.»,- Каже Шапіро.
Читайте: Ритейл зазнає поразки: як традиційний бізнес зіткнувся з «ефектом доміно»
Джейсон Шлоссберг (Jason Schlossberg), любитель просторікувати, після вступу на посаду в якості керуючого директора потрапив на нараду і практично відразу був перерваний містером Шапіро. «У мене було ще чотири Анекдоти, щоб довести свою думку!» — Говорив Містер Шлоссберг, будучи впевненим у своїй правоті. Тепер він вважає інакше:»я вибираю свої слова більш ретельно».
Містер Шапіро займає передові позиції на війні з роздуванням робочих зустрічей. Втомлені тривалими, неефективними нарадами, деякі роботодавці також практикують невеликі сесії з прийняття рішень протягом декількох хвилин. Методи гнучкого управління, прийняті багато років тому технічними компаніями, полягають в коротких щоденних зустрічах по постановці нових і перевірці виконаних завдань в області маркетингу, електронної комерції, реклами та інших областях.
Така методологія руйнує звичні ритуали і класичний розпорядок проведення робочих зустрічей: в ній немає місця нескінченним монологам і презентаціям в PowerPoint. У ній немає часу навіть на короткі розмови, а середня тривалість переговорів скорочена з 30-60 до 5-15 хвилин. Учасники такої наради повинні навчитися формулювати свої питання та ідеї з блискавичною швидкістю.
Співробітники Scrum50 починають короткі щоденні наради в строк і завершують їх всього за чотири-шість хвилин, говорить Кріс Паркер (Chris Parker), керуючий партнер маркетингового агентства. «Якщо ви запізнилися на п’ять або шість хвилин, то всі пропустили».
Замість «вилизаних» презентацій, креативники повинні коротко пояснювати суть своїх ідей або доповідати про поточні проекти, — говорить виконавчий креативний директор Scrum50 Дженніфер Міллер (Jennifer Miller). «Упорядковуйте всі свої думки до того як увійти на нараду», — каже вона.
Джеймі Аббрускато (Jamie Abbruscato), аккаунт-директора цифрового агентства Phoenix перервали на першій нараді так, немов його «здуло потоком вітру». Щоранку в цій компанії з 25 співробітників починається з прискореного обговорення десятків проектів. Люди тут зазвичай висловлюються від 15 до 30 секунд за раз-або ризикують бути різко перерваними керівництвом. Тепер Містер Аббрускато проводить п’ять хвилин перед кожним зібранням для запису ключових тез і вкладається в покладений таймлайн.
Читайте: поведінка покупців: печерний страх і «ефект приклада»
За словами Джека Скілса (Jack Skeels), виконавчого директора агентства AgencyAgile, багато керівників зустрічей використовують правило «трьох відмов». Після трьох повторюваних діалогів між двома учасниками тема відкладається на окрему нараду. Інші використовує імператив «так, щоб»: це коли будь-яка доповідь про виконану роботу повинна включати опис впливу на інших, наприклад»я завершив свою роботу над цим проектом, щоб сьогодні Анжела могла віднести його клієнту», — говорить Містер скілс.
Ще один лайфхак від керівника проектів Олександри Рот (Alexandra Roth): вона включає на своєму ноутбуці пісню «Good Day» , Як би сигналізуючи колегам про те, що прийшов час завершувати нараду.
На п’ятихвилинних відео-зустрічах немає часу думати про те, як у тебе укладене волосся, вважає Ліндсі Уест (Lindsey West), виконавчий директор Track1099. А Чарлі Кім (Charlie Kim), директор компанії 121nexus називає свої п’ятихвилинні наради «блискавичними»: «це енергія, люди шоковані, і всі разом це породжує рух». Він бореться з надто довгими кава-брейками, скоротивши їх з 30 до 10 хвилин. «Всі ми п’ємо занадто багато кави», говорить Містер Кім.
Є і зворотна сторона медалі подібної методології, вважає Лайд Спенн( Lyde Spann), виконавчий директор Netamorphosis: класичні наради і планерки були способом згуртування колективу. «Ви питаєте у колег, як пройшли вихідні. Ви будуєте відносини. Ми ризикуємо це втратити», говорить вона. Однак вона знайшла вихід з цієї ситуації, позначивши вільний час по п’ятницях для спілкування колективу, а кожен місяць вона особисто зустрічається зі своїми підлеглими, щоб просто дізнатися як у них справи.
За матеріалами The Wall Street Journal .