На сегодняшний день наиболее оптимальным способом хранения и систематизации бумаг является их складирование в архивных боксах. О том, как выбрать бокс для хранения документов, читайте в обзоре Price.ua.
Данные изделия изготавливаются из трехслойного гофрированного картона или пластмассы. В основном такие ящики рассчитаны на документы формата А4, реже А3. Боксы для документации активно используются в делопроизводстве, ведь они:
- помогают создать удобную систему архивации, при которой вы сможете максимально быстро найти необходимый документ;
- помогают сэкономить пространство в помещении;
- могут быть установлены как в горизонтально, так и вертикально. Благодаря этому достать из коробки необходимую бумагу удобно из любого положения;
- защищают документы от пыли, солнечного света и механических повреждений;
- не будут деформироваться под тяжестью других коробок, благодаря своей прочности и специальной конструкции;
- легко складываются и занимают в таком состоянии минимум пространства;
- могут пригодиться в случае, если возникнет необходимость перевозить важные бумаги. Например, в случае переезда или реорганизации компании.
Но такие коробки также можно использовать не по назначению. Так, боксы могут пригодиться для хранения сезонной одежды, прочитанных книг и журналов, детских игрушек. Кроме того, ящики могут очень выручить, если вы собираетесь сменить место жительства – их удобно подписывать, переносить и транспортировать.
Читайте: Как выбрать датер
На что обращать внимание при выборе бокса?
Боксы обладают хорошей прочностью и способны выдерживать нагрузку в среднем до 5 кг. Картонные изделия хорошо защищают документы от загрязнений, но бессильны против сырости. Если в помещении, где находятся бумаги, высокая влажность, лучше выбрать пластмассовую коробку. Зато в пользу ящиков из гофрированного картона играет их экологичность – картон легко поддается вторичной переработке.
Чаще встречаются боксы, объем которых рассчитан на 800 или 1000 листов. В продаже также есть более крупные коробки, предусмотренные для хранения 1200 или 2000 листов. Документы, которые вам придется доставать часто, лучше поместить небольшие боксы. В таком случае будет легче найти необходимый лист.
В зависимости от емкости коробки, ширина торца будет отличаться. Размерный ряд коробок для хранения бумаг можно разделить на несколько основных: 80 мм, 100 мм, 120 мм и 200 мм.
Процедуру каталогизации документов упростит наличие на боксе корешков, предназначенных для описания содержимого. Многие из них имеют сразу 5 мест для записей, что очень удобно. Систематизировать бумаги также поможет цвет – ящики представлены в разных оттенках.
Для безопасного хранения документов были созданы коробки со специальными пломбами. При их помощи можно опломбировать содержимое бокса, тем самым защитив его от нежелательных глаз. Стоит отметить, что пломбу нельзя снять, не повредив при этом нанесенную на нее маркировку.
Перед покупкой коробок для хранения документов следует знать, что они бывают двух видов: накопительные ящики и закрытые коробки. Первые имеют открытый верх, в который вы сможете удобно поместить лист или достать его. Вторые используют при окончательной архивации, когда бумаги отправляют на хранение, не планируя ими пользоваться в ближайшее время.
Читайте: Как выбрать дубликатор
Ведущие производители коробок для хранения документации
Сравним производителей архивных боксов и среднюю стоимость производимого ими товара.
Немецкая компания Axent предлагает качественные и одновременно бюджетные варианты канцтоваров. Цена бокса объемом до 800 листов – 6 грн. Цена коробки вместимостью до 1000 листов – 9-15 грн.
Buromax – украинский бренд в области канцтоваров с широким ассортиментом и отличной репутацией. Цена бокса объемом до 800 листов – 10 грн. Цена коробки вместимостью до 1000 листов – 12 грн.
Боксы для хранения документов от популярного американского производителя Fellowes отличаются от европейских вариантов своим объемом. Цена бокса объемом до 650 листов – 21 грн. Цена коробки вместимостью до 850 листов – 23 грн.
Группа компаний Esselte на сегодняшний день является ведущим производителем товаров для офиса в мире. Цена бокса объемом до 800 листов – 37 грн. Цена коробки вместимостью до 1000 листов – 41 грн.
Donau – швейцарская торговая марка. Это один из самых популярных канцелярских брендов в Европе. Цена бокса объемом до 800 листов – 44 грн. Цена коробки вместимостью до 1000 листов – 45 грн. Цена бокса объемом до 1200 листов – 56 грн. Цена коробки вместимостью до 2000 листов – 82 грн.
Читайте: Как выбрать ламинатор
Дополнительные архивные принадлежности
Как показывает практика, одних лишь боксов недостаточно для оптимальной систематизации и хранения документов. Особенно, если речь идет о крупных предприятиях.
Чтобы хранение деловых бумаг не стало проблемой, вместе с коробками для архивации также используют:
- Файлы, которые используют для хранения небольших по объему документов.
- Папки, применяемые для объединения деловых бумаг в небольшие группы. Они довольно разнообразны: папки-регистраторы, скоросшиватели, разделители, “конверты”, с боковым прижимом, с прозрачными вкладышами, на резинке.
- Архивные коробы – именно в них помещаются коробки с документами для долгосрочного хранения. Как правило, такой короб вмещает в себя 3-7 боксов в зависимости от их толщины.
Выбрать бокс для хранения документов и сравнить цены удобно на Price.ua.