На сьогоднішній день найбільш оптимальним способом зберігання і систематизації паперів є їх складування в архівних боксах. Про те, як вибрати бокс для зберігання документів, читайте в огляді Price.ua .
Дані вироби виготовляються з тришарового гофрованого картону або пластмаси. В основному такі ящики розраховані на документи формату А4, рідше А3. Бокси для документації активно використовуються в діловодстві, адже вони:
- Допомагають створити зручну систему архівації, при якій ви зможете максимально швидко знайти необхідний документ;
- Допомагають заощадити простір в приміщенні;
- Можуть бути встановлені як в горизонтально, так і вертикально. Завдяки цьому дістати з коробки необхідний папір зручно з будь-якого положення;
- Захищають документи від пилу, сонячного світла і механічних пошкоджень;
- Чи не будуть деформуватися під вагою інших коробок, завдяки своїй міцності і спеціальної конструкції;
- Легко складаються і займають в такому стані мінімум простору;
- Можуть стати в нагоді в разі, якщо виникне необхідність перевозити важливі папери. Наприклад, у разі переїзду або реорганізації компанії.
Але такі коробки також можна використовувати не за призначенням. Так, бокси можуть стати в нагоді для зберігання сезонного одягу, прочитаних книг і журналів, дитячих іграшок. Крім того, ящики можуть дуже виручити, якщо ви збираєтеся змінити місце проживання — їх зручно підписувати, переносити і транспортувати.
Читайте: Як вибрати датер
На що звертати увагу при виборі боксу?
Бокси мають гарну міцність і здатні витримувати навантаження в середньому до 5 кг.Картонні вироби добре захищають документи від забруднень, але безсилі проти вогкості. Якщо в приміщенні, де знаходяться папери, висока вологість, краще вибрати пластмасову коробку. Зате на користь ящиків з гофрованого картону грає їх екологічність — картон легко піддається вторинній переробці.
Частіше зустрічаються бокси, обсяг яких розрахований на 800 або 1000 аркушів. У продажу також є більші коробки, передбачені для зберігання 1200 або 2000 листів. Документи, які вам доведеться діставати часто, краще помістити невеликі бокси. В такому випадку буде легше знайти необхідний лист.
Залежно від ємності коробки, ширина торця буде відрізнятися. Розмірний ряд коробок для зберігання паперів можна розділити на кілька основних: 80 мм, 100 мм, 120 мм і 200 мм.
Процедуру каталогізації документів спростить наявність на боксі корінців, призначених для опису вмісту. Багато з них мають відразу 5 місць для записів, що дуже зручно. Систематизувати папери також допоможе колір-ящики представлені в різних відтінках.
Для безпечного зберігання документів були створені коробки зі спеціальними пломбами. За їх допомогою можна опломбувати вміст боксу, тим самим захистивши його від небажаних очей. Варто відзначити, що пломбу не можна зняти, не пошкодивши при цьому нанесену на неї маркування.
Перед покупкою коробок для зберігання документів слід знати, що вони бувають двох видів: накопичувальні ящики і закриті коробки. Перші мають відкритий верх, в який ви зможете зручно помістити лист або дістати його. Другі використовують при остаточній архівації, коли папери відправляють на зберігання, Не плануючи ними користуватися найближчим часом.
Читайте: Як вибрати дублікатор
Провідні виробники коробок для зберігання документації
Порівняємо виробників архівних боксів і середню вартість виробленого ними товару.
Німецька компанія Axent пропонує якісні і одночасно бюджетні варіанти канцтоварів. Ціна боксу об’ємом до 800 аркушів-6 грн. Ціна коробки місткістю до 1000 листів — 9-15 грн.
Buromax — український бренд в області канцтоварів з широким асортиментом і відмінною репутацією. Ціна боксу об’ємом до 800 аркушів — 10 грн. Ціна коробки місткістю до 1000 аркушів — 12 грн.
Бокси для зберігання документів від популярного американського виробника Fellowes відрізняються від європейських варіантів своїм обсягом. Ціна боксу об’ємом до 650 аркушів — 21 грн. Ціна коробки місткістю до 850 аркушів — 23 грн.
Група компаній Esselte на сьогоднішній день є провідним виробником товарів для офісу в світі. Ціна боксу об’ємом до 800 аркушів — 37 грн. Ціна коробки місткістю до 1000 аркушів — 41 грн.
Donau — Швейцарська торгова марка. Це один з найпопулярніших канцелярських брендів в Європі. Ціна боксу об’ємом до 800 аркушів — 44 грн. Ціна коробки місткістю до 1000 аркушів — 45 грн. Ціна боксу об’ємом до 1200 аркушів — 56 грн. Ціна коробки місткістю до 2000 аркушів — 82 грн.
Читайте: Як вибрати ламінатор
Додаткові архівні приналежності
Як показує практика, одних лише боксів недостатньо для оптимальної систематизації і зберігання документів. Особливо, якщо мова йде про великі підприємства.
Щоб зберігання ділових паперів не стало проблемою, разом з коробками для архівації також використовують:
- Файли , які використовують для зберігання невеликих за обсягом документів.
- Папки , що застосовуються для об’єднання ділових паперів в невеликі групи. Вони досить різноманітні: папки-реєстратори, швидкозшивачі, роздільники»конверти», з бічним притиском, з прозорими вкладишами, на гумці.
- Архівні короби — саме в них поміщаються коробки з документами для довгострокового зберігання. Як правило, такий короб вміщує в себе 3-7 боксів в залежності від їх товщини.
Вибрати бокс для зберігання документів і порівняти ціни зручно на Price.ua .