Бизнес объявил войну долгим совещаниям. Все чаще руководители компаний отказываются от часовых встреч, на которых всем скучно, и презентаций в PowerPoint – на смену им приходят короткие собрания, на которых все вопросы решаются за 5–15 минут, а участникам приходится не растекаться мыслью по древу.
Пока вы читаете эту историю, кто-то успеет провести совещание.
Раздраженный тем, что его календарь постоянно забит часовыми встречами, Аарон Шапиро (Aaron Shapiro), исполнительный директор Huge Inc., Нью-Йоркского digital-агентства со штатом в 1500 сотрудников, начал проводить пятиминутные совещания. Вместо того, чтобы бронировать конференц-зал на 30 минут, он принимает решения в пятиминутных переговорах с коллегами. Когда сотрудники просят о встречи, он проводит встречи с каждым из них.
У него нет никаких сомнений в том, чтобы прервать сотрудников, которые переливают из пустого в порожнее или, как он сам называет, становятся «вежливо тупыми».
«Это часто шокирует, когда люди впервые приходят в Huge Inc.», — говорит Шапиро.
Читайте: Ретейл терпит поражение: как традиционный бизнес столкнулся с «эффектом домино»
Джейсон Шлоссберг (Jason Schlossberg), любитель разглагольствовать, после вступления в должность в качестве управляющего директора попал на совещание и практически сразу был прерван мистером Шапиро. «У меня было еще четыре анекдота, чтобы доказать свою мысль!» — говорил мистер Шлоссберг, будучи уверенным в своей правоте. Теперь он считает иначе: «Я выбираю свои слова более тщательно».
Мистер Шапиро занимает передовые позиции на войне с раздуванием рабочих встреч. Утомленные длительными, неэффективными совещаниями, некоторые работодатели также практикуют небольшие сессии по принятию решений в течение нескольких минут. Методы гибкого управления, принятые много лет назад техническими компаниями, заключаются в кратких ежедневных встречах по постановке новых и проверке выполненных задач в области маркетинга, электронной коммерции, рекламы и других областях.
Такая методология разрушает привычные ритуалы и классический распорядок проведения рабочих встреч: в ней нет места бесконечным монологам и презентациям в PowerPoint. В ней нет времени даже на короткие разговоры, а средняя продолжительность переговоров сокращена с 30-60 до 5-15 минут. Участники такого совещания должны научиться формулировать свои вопросы и идеи с молниеносной скоростью.
Сотрудники Scrum50 начинают короткие ежедневные совещания в срок и завершают их всего за четыре-шесть минут, говорит Крис Паркер (Chris Parker), управляющий партнер маркетингового агентства. «Если вы опоздали на пять или шесть минут, то все пропустили».
Вместо «вылизанных» презентаций, креативщики должны вкратце объяснять суть своих идей или докладывать о текущих проектах, — говорит исполнительный креативный директор Scrum50 Дженнифер Миллер (Jennifer Miller). «Упорядочивайте все свои мысли до того как войти на совещание», — говорит она.
Джейми Аббрускато (Jamie Abbruscato), аккаунт-директора цифрового агентства Phoenix прервали на первом совещании так, словно его «сдуло потоком ветра». Каждое утро в этой компании из 25 сотрудников начинается с ускоренного обсуждения десятков проектов. Люди здесь обычно высказываются от 15 до 30 секунд за раз — или рискуют быть резко прерванными руководством. Теперь мистер Аббрускато проводит пять минут перед каждым собранием для записи ключевых тезисов и вкладывается в положенный таймлайн.
Читайте: Поведение покупателей: пещерный страх и «эффект приклада»
По словам Джека Скилса (Jack Skeels), исполнительного директора агентства AgencyAgile, многие руководители встреч используют правило «трех отказов». После трех повторяющихся диалогов между двумя участниками тема откладывается на отдельное совещание. Другие использует императив «так, чтобы»: это когда любой доклад о выполненной работе должен включать описание воздействия на других, например, «Я завершил свою работу над этим проектом, чтобы сегодня Анжела могла отнести его клиенту», — говорит мистер Скилс.
Еще один лайфхак от руководителя проектов Александры Рот (Alexandra Roth): она включает на своем ноутбуке песню «Good Day», как бы сигнализируя коллегам о том, что пришло время завершать совещание.
На пятиминутных видео-встречах нет времени думать о том, как у тебя уложены волосы, считает Линдси Уэст (Lindsey West), исполнительный директор Track1099. А Чарли Ким (Charlie Kim), директор компании 121Nexus называет свои пятиминутные совещания «молниеносными»: «Это энергия, люди шокированы, и все вместе это порождает движение». Он борется с чересчур длинными кофе-брейками, сократив их с 30 до 10 минут. «Все мы пьем слишком много кофе», говорит мистер Ким.
Есть и обратная сторона медали подобной методологии, считает Лайд Спэнн (Lyde Spann), исполнительный директор Netamorphosis: классические совещания и планерки были способом сплочения коллектива. «Вы спрашиваете у коллег, как прошли выходные. Вы строите отношения. Мы рискуем это потерять», говорит она. Однако она нашла выход из этой ситуации, обозначив свободное время по пятницам для общения коллектива, а каждый месяц она лично встречается со своими подчиненными, чтобы просто узнать как у них дела.
По материалам The Wall Street Journal.
